Laatst bijgewerkt: 23 mei 2025
1. Wie wij zijn
Omcircle is een advies- en technologiebedrijf dat bedrijven helpt om slimmer te werken met AI, automatisering en web applicaties. Wij zijn gevestigd in Nederland en bereikbaar via:
Omcircle
Gentiaanstraat 23
9731 BN Groningen
KVK: 91549264
E-mail: erikjan@omcircle.ai
2. Contactgegevens voor privacyvragen
Heb je vragen over hoe wij omgaan met jouw gegevens? Je kunt altijd contact met ons opnemen via erikjan@omcircle.ai. We hebben geen functionaris gegevensbescherming aangesteld, omdat dit wettelijk niet verplicht is.
3. Welke persoonsgegevens wij verwerken
Wij verwerken uitsluitend persoonsgegevens die jij zelf aan ons verstrekt, bijvoorbeeld via:
Het contactformulier op onze website
E-mail of andere communicatie
Samenwerkingen of klanttrajecten
Het gaat om de volgende gegevens:
Voornaam en achternaam
E-mailadres
Bedrijfsnaam
Berichtinhoud
Overige informatie die je zelf actief aanlevert
Bij klanten kunnen we aanvullend gegevens verwerken zoals: bedrijfsinformatie, projectdetails of communicatiegeschiedenis.
4. Waarom wij jouw gegevens verwerken
Wij verwerken jouw gegevens om:
Te reageren op jouw contactverzoek
Je te informeren over onze diensten
Je een voorstel, intake of samenwerking aan te kunnen bieden
Onze dienstverlening te verbeteren
De verwerkingen zijn gebaseerd op:
Toestemming (via het contactformulier)
Gerechtvaardigd belang (zoals het verbeteren van onze service of interne administratie)
5. Gerechtvaardigd belang
In sommige gevallen verwerken wij persoonsgegevens omdat dit noodzakelijk is voor ons legitiem belang als ondernemer, bijvoorbeeld:
Om contact te onderhouden over jouw aanvraag
Intakevragen automatisch te analyseren en structureren met behulp van AI
Voor administratie en interne rapportage
We wegen daarbij jouw belangen zorgvuldig af.
6. Wie jouw gegevens ontvangt
Wij delen jouw gegevens niet met derden voor commerciële doeleinden. Wel maken wij gebruik van externe partijen die gegevens verwerken in onze opdracht (“verwerkers”), zoals:
OpenAI (GPT) – voor AI-gestuurde intakevragen en analyse
Gmail (Google) – voor e-mailcommunicatie
Met deze partijen zijn verwerkersovereenkomsten gesloten.
7. Doorgifte buiten de EER
Sommige van onze verwerkers (zoals OpenAI en Google) zijn gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte (EER), met name in de Verenigde Staten.
Wij zorgen ervoor dat doorgifte alleen plaatsvindt op basis van passende waarborgen, zoals EU Standard Contractual Clauses (SCC’s).
8. Hoe lang wij jouw gegevens bewaren
Wij bewaren je gegevens niet langer dan noodzakelijk:
Contactaanvragen: maximaal 12 maanden
Klantgegevens: zolang als nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst en wettelijke bewaarplichten (zoals fiscale verplichtingen)
9. Jouw privacyrechten
Je hebt het recht om:
Inzage te krijgen in jouw gegevens
Gegevens te corrigeren of te laten verwijderen
De verwerking tijdelijk te beperken
Bezwaar te maken tegen verwerking
Jouw gegevens over te laten dragen (dataportabiliteit)
Je kunt hiervoor een verzoek indienen via erikjan@omcircle.ai. We reageren binnen 30 dagen.
10. Toestemming en intrekking
Wanneer je via het contactformulier gegevens invult, geef je expliciet toestemming voor het verwerken van die gegevens.
Je kunt je toestemming altijd intrekken door ons een e-mail te sturen.
11. Klachten bij de Autoriteit Persoonsgegevens
Ben je niet tevreden over hoe wij omgaan met jouw gegevens? Dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.
12. Ben je verplicht om gegevens te geven?
Het invullen van het contactformulier is vrijwillig, maar zonder jouw gegevens kunnen wij je verzoek niet in behandeling nemen of contact met je opnemen.
13. Geautomatiseerde besluitvorming en profilering
Bij het afhandelen van intakevragen maken wij gebruik van AI-systemen die automatisch helpen om jouw aanvraag te analyseren.
Deze systemen geven geen bindende besluiten zonder menselijke beoordeling. Je krijgt altijd te maken met een menselijke contactpersoon.
14. Gegevens uit openbare bronnen
In sommige gevallen verzamelen wij aanvullende gegevens via openbare bronnen, zoals:
LinkedIn-profielen
De bedrijfswebsite van jouw organisatie
Nieuws- of bedrijfsdatabases
We doen dit om een beter beeld te krijgen van jouw organisatie, uitdagingen en context. Deze informatie wordt alleen gebruikt voor voorbereiding op een intake of gesprek, en niet voor geautomatiseerde besluitvorming zonder menselijke tussenkomst.
Je hebt altijd het recht om te vragen welke gegevens wij hebben verzameld en deze te laten corrigeren of verwijderen.